静かな革命 公文書管理法がつくる行政のかたち

第1回 行政文書管理はどう変わるのか
著者:原田三朗:駿河台大学名誉教授・行政文書管理アカデミー学長
掲載号:2011(平成23)年2月15日号〔第1875号〕
内容:
1 「静かな革命」の最初の〈のろし〉
2 行政の文書主義の確立へ
3 行政文書をどう処理するのか
4 行政文書ファイル管理簿が変革の鍵
5 専門的職員の育成と監査・残された課題

第2回 公文書管理法の誕生
執筆者:原田三朗:駿河台大学名誉教授・行政文書管理アカデミー学長
掲載号:2011年(平成23年)3月15日号〔第1877号〕
内容:
1 行政文書管理のこれまで
2 国立公文書館と公文書管理
3 公文書管理法案の提出
4 水面下の修正協議
5 修正協議の成果を見る
6 新・ガイドラインによる仕上げ

第3回 本務が楽になる公文書管理
執筆者:廣田傳一郎:駿河台大学大学院客員教授・行政文書管理改善機構(アドミック)理事長
掲載号:2011年(平成23年)4月15日号〔第1879号〕
内容:
はじめに ──実務上の留意点が、ガイドラインに
1 当人でも、なかなか文書が出せない
2 最初に何をするのか ——自分で分類する
 ・職員の整理義務
 ・名称の設定
 ・大・中・小分類の並べ方
 ・数のコントロール
3 次に何をするのか ——課の全員で分類を見直す
4 どこが違うのか ——本務が楽になる分類の仕方を採用
5 文書管理の核心は分類にある ——水平分類技法を身につけよう  
 ・文書分類基準表の限界
 ・ツミアゲ式階層分類
 ・水平分類
6 当人でなくても、文書が出せる——水平分類の採用で
7 検証:本務が楽になる公文書管理
 1)埼玉県旧浦和市の場合:当人でなくても、平均一四秒で文書が出せる
 2)岡山県倉敷市の場合:当人でなくても、高速で文書が出せる
 3)島根県雲南市、静岡県菊川市、長崎県時津町、宮崎県旧山田町の場合:当人でなくても、文書が出せる
おわりに ——自分で分類し、課で見直すだけで、こんなに楽になる
参考資料:新・ガイドライン(第4 整理)記載の分類に関する留意事項(抜粋)

写真:ファイリング・キャビネットの引き出し/新・ガイドラインによる公文書管理 (after)、旧来の文書管理(before)

第4回 公文書管理の職員研修
執筆者:原田三朗:駿河台大学名誉教授・行政文書管理アカデミー学長
掲載号:2011年(平成23年)5月15日号〔第1881号〕
内容:
1 国の機関の文書管理研修
2 自治体の文書管理研修
3 公文書管理法とそのガイドラインにおける研修
4 新しい文書管理の研修とは
5 文書管理専門職の研修——アカデミーの試み
6 分類の実習授業の紹介
7 さらなる研修の拡充へ

写真1 簿冊をばらしながら分類するグループ
写真2 分類結果をグループごとに発表する
写真3 分類結果を現物を確認しながら解説する
写真4 8秒で他者検索をし、ホッとする受講生

第5回 「国民が主体的に利用し得る」 分類目録—行政文書ファイル管理簿を中心に
執筆者:廣田 傳一郎:駿河台大学大学院客員教授・行政文書管理改善機構(アドミック)理事長
掲載号:2011年(平成23年)6月15日号〔第1883号〕
内容:
はじめに
1 公文書等を、国民が利用できるように
2 新管理簿で可能になる国民との共有化
3 旧管理簿のどこに問題があったのか
 ⑴ 旧管理簿への記載状況
 ⑵ 旧管理簿の分類基準
 ⑶ 旧管理簿への記載漏れ・記載誤り
4 公文書管理法における新管理簿の規定
 ⑴ 記載義務(七条一項)
 ⑵ 公表義務(七条二項)
5 新管理簿はどのように作成されるか
 ⑴ 新管理簿の作成のタイミングと手順
 ⑵ 新管理簿への記載事項
表1 新管理簿の様式例
表2 新しい行政文書ファイル管理簿の事例
〈資料〉旧行政文書管理ガイドラインの管理簿に関する規定

第6回 組織的文書管理の必要条件——「管理原則」を考える
執筆者:廣田傳一郎:駿河台大学大学院客員教授・行政文書管理改善機構(ADMiC)理事長
掲載号:2011年(平成23年)7月15日号〔第1885号〕
内容:
1どのように、管理するのか——私物化排除と組織的な管理
2文書を組織化する鍵——管理原則のフレーム
3誰が、どこで管理するか——保管・保存体制
4執務室で、どのように管理するのか——保管システム
 ⑴ 保管単位
 ⑵ 管理ルール(上下二期間法/場所別整頓法/完結・未完結別整頓法)
5書庫で、どのように管理するのか——保存システム
 ⑴ 運用ルール
 ⑵ 集中書庫の存否と書庫の管理主体、書庫の管理方法
6これまでの政府規範の管理ルール
7文書管理の用語法
8おわりに

図表1管理原則のフレーム
図表2保管・保存システム体制のフレーム
図表3保管単位の大きさ
図表4管理ルールとその普及度
図表5運用ルール
図表6集中書庫の存否と書庫の管理主体、書庫の管理方法

第7回 ファイリングの容器と用具——仕事を楽にする道具の話
執筆者:廣田 傳一郎:駿河台大学大学院客員教授・行政文書管理改善機構(ADMiC)理事長
掲載号:2011年(平成23年)8月15日号〔第1887号〕
内容:
1 ファイリング・キャビネットという容器
 ⑴ 容器と用具
 ⑵ キャビネットの話
 ⑶ 標準型キャビネット/?ラテラル型キャビネット
 ⑷ キャビネットのレイアウト
 ⑸ キャビネットの使い方
 ⑹ キャビネットに収める文書、収められない文書
 ⑺ 紙製ボックスの話
2 ファイルのための用具
 ⑴ 個別フォルダ
 ⑵ フォルダの使い方
 ⑶ フォルダ内の文書検索
 ⑷ ガイドの話
 ⑸ やりかけフォルダ
 ⑹ ラベルの話
 ⑺ フォルダ・ラベル/?フォルダ・ラベルの書き方/?ガイド・ラベルとは/?引き出しラベルの記入
3 文書保存箱の話
 ⑴ 書庫における文書の保存
 ⑵ 文書保存箱の設計の仕方
図1 標準型キャビネット
図2 所在カード
図3 個別フォルダ
図4 ガイド(第1ガイド・第2ガイド)
図5 フォルダ・ラベルの書き方

写真:並んだ標準型キャビネット

タイトル:第8回 新システムを導入する(上)
執筆者:廣田 傳一郎:駿河台大学大学院客員教授・行政文書管理改善機構(ADMiC)理事長
掲載号:2011年(平成23年)9月15日号〔第1889号〕
内容:
1 納得、納得、さらに納得——国の機関への新システム導入のために
2 導入研修へ進む
 ⑴ 専門研修
 ⑵ 一般研修
 ⑶ 研修のテキスト
3 ブロックの編成と指導
 ⑴ モデル課の選定
 ⑵ 導入ブロックの編成の仕方
4 新システムへの切り換え準備作業
 ⑴ 準備段階
 ⑵ 一変する執務室の風景
 ⑶ 文書管理の改革が行政のかたちを変える

第9回 新システムを導入する(下)
執筆者:廣田 傳一郎:駿河台大学大学院客員教授・行政文書管理改善機構(ADMiC)理事長
掲載号:2011年(平成23年)10月15日号〔第1891号〕
内容:
1 文書の切替え作業
 ⑴ 切替え対象文書の確認
 ⑵ 簿冊のバラシと小まとめ(個別フォルダ化)
 ⑶ 中まとめ(第二ガイド化)と大まとめ(第一ガイド化)
 ⑷ 課としてのまとめ(業務プロセス式水平分類)
 ⑸ 実地指導について
2 導入前文書の管理
 ⑴ 導入前ファイル管理簿への記入
 ⑵ 廃棄について
3 非協力課への対応方法
4 執務室の保管スペースを切り捨てる
5 雑庫の活用
6 国の機関の便法

第10回 国の機関の現実的な対応
執筆者:原田三朗:行政文書管理アカデミー学長・駿河台大学名誉教授
掲載号:2011年(平成23年)10月15日号〔第1891号〕
内容:
1 フォルダもキャビネットもない
 ⑴ 新しい文書管理規則は施行されたが、その実態は
 ⑵ 文書管理規則の整備状況
 ⑶ 新ガイドラインが求める文書管の要件とは
2 国の機関における文書管理
 ⑴ 簿冊を利用して新しい文書管理を工夫する
 ⑵ 動態的な現用文書の管理ができない 
3 公文書管理改善の方向

第11回 自治体が先行する公文書管理の改革
執筆者:原田三朗:行政文書管理アカデミー学長・駿河台大学名誉教授
掲載号:2011年(平成23年)12月15日号〔第1895号〕
内容:
1 いま自治体の動きは
2 津波からの再生
3 条例づくりが先行には問題も
4 サブロクの呪縛を解け
5 最後の難問——だれが指導するのか

第12回 電子文書管理との整合性をどうするか
執筆者:原田三朗:行政文書管理アカデミー学長・駿河台大学名誉教授
掲載号:2012年(平成24年)2月15日号〔第1899号〕
内容:
1 電子政府の構築と文書管理
2 霞が関WANとe-Gov
3 一元的電子文書管理システム
4 公文書管理法への対応
5 一元的システムの開発は何のためか
6 問題の原因はどこにあるのか
7 最適な電子文書管理システム

第13回 特定歴史公文書の急増と公文書館
執筆者:原田三朗:行政文書管理アカデミー学長・駿河台大学名誉教授
掲載号:2012年(平成24年)3月15日号〔第1901号〕
内容:
1 アーカイブズへの移管
2 アーカイブズへの誘導
3 公文書管理法以前の文書が当面の移管対象
4 一つのファイルに数百個の文書箱が…
5 公文書管理法と保存期間満了文書の移管
6 保存期間満了文書の評価
 ⑴ 最初に評価選別するのは各行政機関
 ⑵ 判断基準
  ① 基本的考え方(別表第2の1)
  ② 具体的な移管・廃棄の判断指針(別表第2の2)
  ③ 評価選別
7 移管された文書と公文書館
 ⑴ 特定歴史公文書の廃棄は許されない
 ⑵ 目録作成と文書の整理
 ⑶ 利用制限文書の整理
おわりに

第14回 国際規格と実務ガイドライン
執筆者:廣田傳一郎:駿河台大学大学院客員教授・行政文書管理改善機構(ADMiC)理事長
掲載号:2012年(平成24年)4月15日号〔第1903号〕
内容:
はじめに
1 国際規格の策定経緯と日本のスタンス
 ⑴ 国際規格は、ISOが策定している
 ⑵ 旧規格の策定経緯と日本のスタンス
 ⑶ 新規格のきっかけは日本の発言
 ⑷ 新規格の策定経緯と日本のスタンス
2 新規格の実務ガイドラインの策定準備
 ⑴ ISO30300(基本と用語)の構成
 ⑵ISO30301(要求事項)の構成
 ⑶ 新規格に関連する規格及び技術報告の関連図
 ⑷ 新規格の実務ガイドライン策定と日本のスタンス
3 実務ガイドラインにみる日本規格と国際規格の比較
 ⑴ 分類の意義について
 ⑵ 分類の基本的な考え方
 ⑶ 分類の具体的な方法
 ⑷ 名称の付け方
 ⑸ 分類にみる国際比較
おわりに——実践度が高い日本規格、国際的に通用するか

図表1 ISO30300(基本と用語)の構成
図表2 ISO30301(要求事項)の構成
図表3 MSR規格に関連する国際規格と技術報告(TR)

第15回 文書管理改善で自治体はどう変わったか(上)
執筆者:原田三朗:行政文書管理アカデミー学長・駿河台大学名誉教授
掲載号:2012年(平成24年)5月15日号〔第1905号〕
内容:
1 住民との情報共有を徹底する
 ⑴ 先進地・北海道ニセコ町
 ⑵ 沖縄県久米島の挑戦
2 行政事務の効率化を図る
 ⑴ 千葉県我孫子市の事例で考える
 ⑵ 効率化の逆機能を考える
 ⑶ 知識情報資源の管理から活用へ

第16回 文書管理改善で自治体はどう変わったか(下)
執筆者:原田三朗:行政文書管理アカデミー学長・駿河台大学名誉教授
掲載号:2012年(平成24年)6月15日号〔第1907号〕
内容:
3 文書管理で初の条例——宇土市の思い
 ⑴ 情報公開と政策形成能力の向上
 ⑵ 「文書管理」は「文書事務のシステム化」
 ⑶ 電子文書とアーカイブズが課題
 ⑷ 文書管理の条例化を急ぐな
4 平成の大合併と公文書管理改革——宮崎県都城市の場合
 ⑴ 旧山田町が成功した文書管理の改善事業
 ⑵ 職員の意識改革と情報管理システムの構築
 ⑶ 深まる合併自治体相互の対立
 ⑷ 職員の自主導入でフォルダ式整理法に転換
 ⑸ 文書管理専門職の育成で維持管理へ
5 政策形成能力の向上へ——北海道松前町の場合
 ⑴ 文書管理目録システムの外部公開
 ⑵ 国の機関が自治体に学ぶべきこと
参考図:松前町の文書目録検索システム(「東日本大震災」で検索した事例)